82 economía HISPANO - ALEMANA Nº 1/2025 Actualidad Jurídica Las demás facturas (p.ej. en papel y en formato PDF) se consideran “otras facturas”. Hasta finales de 2026 podrán seguir enviándose para operaciones B2B realizadas en 2025 y 2026: Las regulaciones transitorias previstas en la circular del BMF se aplican exclusivamente al envío, pero no a la recepción. A partir de 2025 todas las empresas nacionales deben poder recibirlas. A partir de 2027 solamente aquellas con un volumen de negocios total inferior a 800.000 € en el año natural anterior podrán seguir expidiendo otras facturas a sus clientes nacionales. A partir de 2028 los requisitos y transmisión serán obligatorios para todas. La empresa prestadora debe determinar previamente si está obligada a emitirla. La utilización de un NIF-IVA o del número de identificación económico tiene un efecto indicativo. Para ello debe controlar este número según la información facilitada por el destinatario de la operación actuando así con la diligencia de un comerciante prudente antes de empezar con el encargo, y proceder siempre y cuando no disponga de información que difiera. 2. Formatos admitidos La factura electrónica es una factura que se expide, envía y recibe en un formato estructurado y permite el tratamiento electrónico. Debe cumplir la norma europea y la lista de sintaxis correspondiente de la Directiva 2014/55/UE de 16 de abril de 2014 (norma EN 16931). Especialmente la factura X y las en formato ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1 cumplen estos requisitos, así también otros europeos como Factur-X (Francia) y Peppol-BIS Billing. El emisor y el receptor pueden acordar uno diferente en tanto que permita la extracción completa y correcta de la información según la LIVA DE en uno que cumpla, posibilite o sea interoperable con la norma EN 16931. Actualmente se parte de la base que prevalecerán los formatos híbridos (como el ZUGFeRD) que son legibles para el ojo humano. 3. Contenido y transmisión La factura electrónica debe contener toda la información exigida legalmente en la parte estructurada. Se puede proporcionar información adicional p.ej. en un archivo adjunto PDF no estructurado (anexo). Estas pueden enviarse p.ej. por correo electrónico, a través de interfaces electrónicas o portales de descarga o almacenarse en un lugar compartido dentro de un grupo de empresas o en una memoria USB, siempre que se cumplan con los principios de contabilidad informática (GoBD). 4. Deducción del IVA soportado En caso de que exista obligación de facturación electrónica, las otras facturas no cumplen los requisitos legales de una factura y generalmente no dan el derecho a la deducción del IVA soportado. Si bien el BMF adopta una postura estricta aplicando un criterio riguroso, una factura con el contenido correcto y completo podría dar derecho a deducirlo si los requisitos materiales para ello son reconocibles por las autoridades fiscales. 5. Otras cuestiones individuales sobre la facturación electrónica Los contratos también pueden considerarse como facturas a partir de 2025, si bien deben transmitirse en forma estructurada. En el caso de obligaciones de tracto sucesivo (p.ej. contratos de arrendamiento) debería bastar con la emisión de una primera factura electrónica a la que se adjunte como anexo el contrato subyacente o bien de la que se desprenda que se trata de una factura periódica. Una corrección debe realizarse en un formato electrónico estructurado. La transmisión de la información que falte o sea incorrecta ya no está permitida de otra forma. Todavía no es técnicamente posible emitir una factura final (con deducción de los importes de los anticipos) en un formato estructurado. Por lo tanto, debe emitirse una factura residual (por el importe pendiente) o la compensación de los anticipos del periodo transitorio debe figurar en el anexo. No se aplican normas especiales a las operaciones pagadas en efectivo. A partir de 2025 debe expedirse una factura electrónica también para las ventas en efectivo (p.ej. comidas de negocios) si el importe supera los 250 € y el emisor no puede o no desea acogerse a las disposiciones transitorias. 6. Resumen Las empresas afectadas deben abordar inminentemente este tema a pesar de que sean disposiciones transitorias. Es de suponer que en particular las grandes empresas ya lo están implementando para la recepción o el envío, quedando el destinatario sin derecho a recibir otras facturas. Por tanto, los empresarios deben estar preparados para recibir facturas electrónicas desde ahora para lo que suele bastar una dirección de correo electrónico. La legibilidad puede comprobarse con relativa facilidad utilizando «visores o viewers», que suelen estar disponibles gratuitamente en Internet (el formato ZUGFeRD a partir de la versión 2.0.1. también puede leerse sin viewer). w Tim Zumbach, Rechtsanwalt (Syndikusrechtsanwalt), LL.M.Tax Director del grupo de práctica IVA Joana Maria Ordinas Ordinas, Abogada y Rechtsanwältin Spanish & LatAm Desk Bufete Dr. Kleeberg & Partner GmbH, Múnich
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